Prelekcje i warsztaty · Warsztat dla zespołów
Warunki, nie dyscyplina
Warsztat o przeciążeniu pracą w zespole
Przeciążenie to problem zespołu, a nie twojej silnej woli. Na warsztacie zespół ustala trzy zasady: kiedy jesteśmy dostępni, co uzasadnia przerwanie czyjejś pracy i kto rozstrzyga, co naprawdę jest „na jutro”.
Poznasz to po tym
- Każdy jest „pod telefonem”, ale nikt nie ustalił, do której.
- „Masz chwilę?” pada kilkanaście razy dziennie.
- Wszystko jest „na jutro”, więc nic nie jest.
- Najbardziej pomocna osoba w zespole jest też najbardziej zmęczona.
O czym jest ten warsztat
Szkolenia o przeciążeniu zwykle uczą pojedyncze osoby, jak lepiej sobie radzić. Ten warsztat wychodzi z odwrotnego założenia. Przy obecnych warunkach pracy nie da się pracować szybciej bez kosztu, więc zmieniamy warunki, a nie ludzi.
Zaczynamy od liczb. Zanim wrócimy do przerwanego zadania, mijają średnio ponad 23 minuty, a w wielu zespołach nikt nie ustalił, co w ogóle uzasadnia przerwanie czyjejś pracy. Potem każdy sprawdza to na sobie, na własnym kalendarzu z ostatniego tygodnia.
Po drodze rozmawiamy o dwóch biegunach przeciążenia, których zwykle nie widać: o osobie, która nigdy nie odmawia, i o osobie, która nigdy nie prosi o pomoc.
Druga połowa należy do zespołu. Uczestnicy sami ustalają i zapisują trzy zasady: godziny i kanały dostępności, to, co może przerwać komuś pracę od razu, a co czeka do jutra, oraz to, kto i na jakiej podstawie rozstrzyga, że coś naprawdę jest „na jutro”. Karta z zasadami wychodzi z sali razem z zespołem.
Dla kogo jest ten warsztat
Dla jednego zespołu ze swoim menedżerem albo dla grupy menedżerów z jednej organizacji. Ma wersję dla zespołów technicznych i wersję dla działów HR, z innymi przykładami. Jest dla firm, które chcą zrobić z przeciążeniem coś więcej niż webinar o równowadze.
Sześć tygodni później: klinika
Zasady zapisane na warsztacie zderzają się z prawdziwym tygodniem. Dlatego do warsztatu można dołożyć klinikę: spotkanie online sześć do ośmiu tygodni później, z tą samą grupą. Sprawdzamy, które zasady przetrwały, a które nie i dlaczego, pracujemy na sytuacjach przyniesionych przez uczestników i poprawiamy kartę. To ta część decyduje, czy z warsztatu coś zostało.
Źródła liczb: Ponad 23 minuty do powrotu do przerwanego zadania: Gloria Mark, University of California, Irvine.
Efekt
Z czym się wychodzi.
Karta zasad zespołu
Trzy zasady na jednej kartce: kiedy jesteśmy dostępni, co uzasadnia przerwanie czyjejś pracy i kto rozstrzyga, co jest „na jutro”.
Cztery liczby o własnym tygodniu
Każdy wie, ile ma bloków pracy bez spotkań, ile przerwań dziennie i o której kończy się jego kontakt z pracą.
Jedna zmiana w kalendarzu
Jeden wpis na przyszły tydzień, zrobiony jeszcze na sali. Nie plan, jeden wpis.
Czego tu nie ma. To nie jest szkolenie z zarządzania czasem. Nie ma w nim ani jednej techniki produktywności i nikt nie uczy się tu pracować szybciej. Zmieniamy warunki, a nie ludzi.
Ściąga z warsztatu
Trzy granice, które kończą tryb ciągłej gotowości
Zawodnik wie, kiedy jest trening, a kiedy regeneracja. W pracy i w domu tę granicę trzeba ustalić samemu.
-
Ustal, kiedy kończysz
W pracy Godzina, po której zespół już nie odpisuje.
Prywatnie Telefon służbowy odłożony o stałej porze.
-
Ustal, kiedy jesteś dostępny
W pracy Jeden kanał na pilne sprawy, reszta czeka do rana.
Prywatnie Jedna pora dnia na sprawy organizacyjne w domu.
-
Sprawdź, co naprawdę jest na jutro
W pracy Przy „na jutro” pytanie: kto o tym zdecydował?
Prywatnie Lista na jutro spisana wieczorem, nie w nocy.
Na jutro Przez jeden dzień zapisuj każde przerwanie: godzinę i powód.
Przykłady z pracy i z domu są moje. Jeśli znasz kogoś, komu się przydadzą, wyślij mu tę stronę.
Częste pytania
Zanim napiszesz.
Czy ten warsztat można zrobić online?
Wersja w jednym spotkaniu jest stacjonarna, bo dwa ćwiczenia wymagają sali. Online prowadzę go jako cykl trzech krótszych spotkań w odstępach tygodniowych.
Czy wyniki audytu kalendarza zobaczy przełożony?
Nie. Arkusz zostaje u uczestnika. Na forum pokazuję wyłącznie wyniki całej grupy, nigdy pojedynczych osób.
Czy na sali może być zespół razem z szefem?
Tak, i to jest najlepszy układ, bo zasady ustala zespół razem z osobą, która może je zatwierdzić. Ćwiczenie o przeciążeniu jest anonimowe właśnie po to, żeby dało się je zrobić przy przełożonym.
Co uczestnicy mają przygotować?
Dostęp do własnego kalendarza z ostatnich pięciu dni roboczych. Nic więcej.
Co, jeśli zespół ma więcej niż 16 osób?
Dzielę go na dwie grupy. Powyżej szesnastu osób grupa nie dochodzi do wspólnych zasad w jednym spotkaniu.
Czy dopasowujesz przykłady do branży?
Tak. W zespołach technicznych przerwania to komunikator i przełączanie się między przeglądem kodu a własnym zadaniem. W HR to sprawy „na już” od biznesu i rekrutacje, które „palą się” od trzech tygodni.
Ile to kosztuje i jak się umówić?
Napisz przez formularz na dole strony. Odpowiadam w ciągu dwóch dni roboczych. Wycenę podaję po krótkiej rozmowie, bo zależy od liczby osób, formy i miejsca.
Zobacz też
Tematy, które się z tym łączą.
Zapytanie